Jak odzyskać akt notarialny? Poradnik krok po kroku (2024)

W dzisiejszych czasach, kiedy dokumenty cyfrowe stają się normą, tradycyjne akty notarialne wciąż odgrywają kluczową rolę w wielu ważnych transakcjach. Często jednak zdarza się, że potrzebujemy dostępu do dokumentu, który sporządziliśmy lata temu, a nie wiemy, gdzie go szukać. Jako Tomasz Szymandera, przez lata obserwowałem, jak wiele osób boryka się z tym problemem. Ten praktyczny przewodnik krok po kroku wyjaśni, jak skutecznie odzyskać wypis aktu notarialnego. Dowiesz się, gdzie szukać dokumentu w zależności od daty jego sporządzenia, kto jest uprawniony do jego otrzymania oraz jakie koszty się z tym wiążą, rozwiewając wszelkie wątpliwości.

Dlaczego nigdy nie dostałeś oryginału do ręki?

Zapewne zastanawiałeś się, dlaczego po podpisaniu ważnego dokumentu u notariusza, nigdy nie otrzymałeś jego oryginału. To bardzo częste pytanie, a odpowiedź jest prosta i wynika wprost z przepisów prawa. Oryginał aktu notarialnego zawsze pozostaje w kancelarii notarialnej, która go sporządziła. Jest to standardowa procedura, mająca na celu zapewnienie bezpieczeństwa, trwałości i niezmienności dokumentu. Notariusz, jako osoba zaufania publicznego, jest odpowiedzialny za jego wieczyste przechowywanie. Dzięki temu, w razie potrzeby, zawsze można wrócić do pierwotnej, niezmienionej wersji.

Wypis, czyli Twój dokument czym jest i jaką ma moc prawną?

Skoro oryginał zostaje u notariusza, co w takim razie otrzymują strony? Otrzymują one tak zwany wypis aktu notarialnego. Wypis to nic innego jak uwierzytelniona kopia oryginału. Co najważniejsze, ma on dokładnie taką samą moc prawną jak oryginał. To właśnie wypisem posługujemy się w obrocie prawnym czy to w urzędach, bankach, czy w kontaktach z innymi instytucjami. Jest to dokument, który potwierdza treść czynności prawnej i jest w pełni wiążący. Wypis jest drukowany, pieczętowany i podpisywany przez notariusza, co gwarantuje jego autentyczność.

Czy odpis i wypis to to samo? Wyjaśniamy najważniejsze pojęcia

W praktyce często spotykam się z pytaniem, czy terminy „odpis” i „wypis” oznaczają to samo. W kontekście aktów notarialnych, tak, są one używane zamiennie i oznaczają to samo uwierzytelnioną kopię aktu notarialnego, wydawaną uprawnionym osobom. Nie ma tu żadnej ukrytej różnicy w mocy prawnej czy formie. Niezależnie od tego, czy usłyszysz "odpis aktu", czy "wypis aktu", chodzi o ten sam dokument, który ma pełną moc prawną oryginału i jest przeznaczony do obiegu.

Gdzie szukać aktu notarialnego? Poznaj zasadę 10 lat

Kluczową kwestią w odnalezieniu aktu notarialnego jest zrozumienie zasady 10 lat. To właśnie ten okres decyduje o tym, gdzie powinieneś skierować swoje kroki w poszukiwaniu dokumentu. To bardzo praktyczna zasada, która porządkuje całą procedurę.

Akt ma mniej niż 10 lat Twoim celem jest kancelaria notarialna

Jeśli akt notarialny został sporządzony w ciągu ostatnich 10 lat, sprawa jest stosunkowo prosta. Oryginał dokumentu jest nadal przechowywany w archiwum kancelarii notarialnej, która go sporządziła. To pierwszy i najprostszy punkt kontaktu w celu uzyskania wypisu. Wystarczy skontaktować się bezpośrednio z daną kancelarią, umówić się na wizytę i złożyć wniosek o wydanie wypisu. Notariusz ma obowiązek przechowywać akty przez ten okres, co zapewnia łatwy dostęp do nich.

Akt ma więcej niż 10 lat kierunek: archiwum sądu rejonowego

Co jednak, jeśli od sporządzenia aktu minęło więcej niż 10 lat? W takiej sytuacji, zgodnie z przepisami, oryginały aktów są przekazywane do archiwum wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego właściwego dla siedziby kancelarii notarialnej. Oznacza to, że po upływie dekady, dokumenty te trafiają pod opiekę państwa. W tej sytuacji musisz skierować swój wniosek o wydanie wypisu bezpośrednio do sądu. To ważne, aby pamiętać o tej granicy czasowej, ponieważ błędne skierowanie wniosku może znacznie opóźnić całą procedurę.

A co jeśli kancelaria już nie istnieje? Podpowiadamy, jak znaleźć archiwum

Życie bywa nieprzewidywalne, a kancelarie notarialne, tak jak inne firmy, mogą zakończyć działalność lub notariusz może przejść na emeryturę czy zmarł. Co wtedy z aktami, które mają mniej niż 10 lat? W takiej sytuacji archiwum jest przejmowane przez innego notariusza, wyznaczonego przez Radę Izby Notarialnej, lub, w niektórych przypadkach, przekazywane do archiwum sądowego. Aby dowiedzieć się, gdzie trafiły dokumenty, doradzam kontakt z lokalną Izbą Notarialną (np. w Warszawie, Krakowie, Poznaniu itp.). Izby Notarialne prowadzą rejestry i mają informacje o tym, który notariusz przejął archiwum po zlikwidowanej kancelarii. To najpewniejsza droga do odnalezienia miejsca przechowywania aktu.

Kto może otrzymać wypis aktu? Sprawdź swoje uprawnienia

Nie każdy może ot tak po prostu przyjść do notariusza czy sądu i zażądać wypisu dowolnego aktu notarialnego. Dostęp do tych dokumentów jest ściśle regulowany, głównie ze względu na ochronę danych osobowych i tajemnicę notarialną. Zatem, kto jest uprawniony do otrzymania wypisu?

Oczywiste uprawnienia: strony, które podpisały dokument

Najbardziej oczywistymi i podstawowymi osobami uprawnionymi do uzyskania wypisu aktu notarialnego są strony czynności notarialnej, które bezpośrednio podpisały dany dokument. Jeśli byłeś kupującym, sprzedającym, darczyńcą, obdarowanym, spadkodawcą czy spadkobiercą w danym akcie, masz pełne prawo do otrzymania jego wypisu. Wystarczy, że potwierdzisz swoją tożsamość.

Jak udowodnić swoje prawa jako spadkobierca? Niezbędne dokumenty

Następcy prawni, czyli najczęściej spadkobiercy, również są uprawnieni do uzyskania wypisu aktu notarialnego, który dotyczył ich poprzednika. Jednakże, aby to zrobić, muszą oni udokumentować swoje prawa do spadku. Nie wystarczy samo oświadczenie. Niezbędne dokumenty to przede wszystkim prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia sporządzony przez notariusza. Bez jednego z tych dokumentów, notariusz ani sąd nie będą mogli wydać wypisu.

Inne uprawnione osoby kogo można wskazać w treści aktu?

W treści samego aktu notarialnego można zastrzec, że wypis mogą otrzymać także inne, konkretnie wskazane osoby. Może to być na przykład pełnomocnik, zarządca nieruchomości, czy inna osoba, która ma mieć dostęp do dokumentu w określonym celu. Taka klauzula musi być wyraźnie zawarta w dokumencie, aby notariusz mógł wydać wypis osobie trzeciej. To jest bardzo ważne, aby mieć to na uwadze podczas sporządzania aktu, jeśli przewidujemy taką potrzebę w przyszłości.

Czy osoba postronna może uzyskać dostęp? Rola sądu i interesu prawnego

W wyjątkowych sytuacjach, jeśli nie jesteś stroną, spadkobiercą ani osobą wskazaną w akcie, możesz próbować uzyskać wypis. Jest to jednak znacznie trudniejsza ścieżka. Musisz wtedy wystąpić do sądu okręgowego z wnioskiem o wydanie postanowienia, które uprawni Cię do otrzymania wypisu. Kluczowe jest tutaj wykazanie interesu prawnego, czyli udowodnienie, że posiadanie tego dokumentu jest niezbędne do ochrony Twoich praw lub realizacji obowiązków. Sąd bardzo wnikliwie oceni, czy taki interes faktycznie istnieje. To ścieżka dla osób, które naprawdę potrzebują dostępu do aktu, a inne drogi są dla nich zamknięte.

Jak uzyskać wypis aktu notarialnego? Praktyczny przewodnik

Skoro już wiemy, gdzie szukać i kto jest uprawniony, przejdźmy do konkretów. Procedura uzyskania wypisu różni się w zależności od tego, czy udajemy się do kancelarii notarialnej, czy do archiwum sądowego. Przygotowałem dla Ciebie szczegółowy opis obu ścieżek.

Ścieżka 1: Wizyta w kancelarii notarialnej

To najczęstsza i zazwyczaj najszybsza opcja, jeśli akt został sporządzony w ciągu ostatnich 10 lat. Warto się do niej odpowiednio przygotować.

Jakie informacje o akcie przygotować przed kontaktem?

Zanim skontaktujesz się z kancelarią, zbierz jak najwięcej danych o akcie. To znacznie przyspieszy proces odnalezienia dokumentu przez notariusza:

• Data sporządzenia aktu (przynajmniej przybliżona, np. rok, kwartał).
• Imiona i nazwiska stron czynności notarialnej (wszystkich, którzy podpisywali akt).
• Rodzaj czynności notarialnej (np. umowa sprzedaży, darowizny, testament, pełnomocnictwo).
• Numer repertorium (jeśli jest znany, np. z poprzedniego wypisu; to unikalny numer aktu w rejestrze notariusza i jego podanie znacznie przyspiesza proces).

Jakie dokumenty ze sobą zabrać?

Na wizytę w kancelarii musisz zabrać ze sobą:

• Dokument tożsamości (dowód osobisty, paszport) niezbędny do weryfikacji Twojej tożsamości i uprawnień.
• W przypadku spadkobierców: prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia.

Ile trwa i jak wygląda procedura na miejscu?

Procedura w kancelarii jest zazwyczaj bardzo sprawna. Często wypis można otrzymać "od ręki" lub w ciągu kilku dni roboczych, w zależności od obłożenia kancelarii i złożoności wyszukiwania. Notariusz lub jego pracownik zweryfikuje Twoją tożsamość i uprawnienia, odnajdzie oryginał aktu w archiwum, a następnie sporządzi i wyda Ci wypis. Wypis jest drukowany, każda strona jest pieczętowana i podpisywana przez notariusza, co nadaje mu moc prawną. Pamiętaj, że na miejscu będziesz musiał uiścić opłatę.

Ścieżka 2: Wniosek do archiwum sądowego

Ta ścieżka jest konieczna, gdy akt ma więcej niż 10 lat lub gdy kancelaria notarialna już nie istnieje, a jej dokumenty trafiły do sądu. Procedura jest nieco bardziej formalna i wymaga cierpliwości.

Jak poprawnie napisać i złożyć wniosek?

Należy złożyć pisemny wniosek do archiwum właściwego wydziału ksiąg wieczystych sądu rejonowego (tego, który jest właściwy dla siedziby kancelarii, która sporządziła akt). Wniosek powinien być precyzyjny i zawierać:

• Twoje dane osobowe (imię, nazwisko, adres, PESEL).
• Jak najwięcej danych identyfikujących akt (data, imiona i nazwiska stron, rodzaj czynności, numer repertorium, jeśli znany).
• Uzasadnienie interesu prawnego w uzyskaniu dokumentu (dlaczego potrzebujesz tego wypisu).
• Wskazanie, ile egzemplarzy wypisu potrzebujesz.

Wniosek możesz złożyć osobiście w biurze podawczym sądu lub wysłać pocztą.

Jakie załączniki są obowiązkowe?

Do wniosku należy dołączyć:

• Dokumenty potwierdzające interes prawny (np. prawomocne postanowienie o nabyciu spadku, jeśli wnioskodawca jest spadkobiercą).
• Potwierdzenie uiszczenia opłaty sądowej za wniosek (opłatę można uiścić w kasie sądu lub przelewem na konto sądu).

Jak długo trzeba czekać na odpowiedź z sądu?

Procedura sądowa jest zazwyczaj dłuższa niż w kancelarii notarialnej. Może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, w zależności od obłożenia sądu, kompletności wniosku oraz łatwości odnalezienia dokumentu w archiwum. Warto uzbroić się w cierpliwość i, jeśli to możliwe, regularnie sprawdzać status swojego wniosku.

Ile kosztuje odzyskanie aktu notarialnego? Analiza opłat

Koszty związane z uzyskaniem wypisu aktu notarialnego są zróżnicowane i zależą od tego, czy udajemy się do kancelarii notarialnej, czy do sądu. Warto znać te różnice, aby uniknąć zaskoczenia.

Cennik w kancelarii notarialnej czyli taksa za stronę

W przypadku uzyskania wypisu w kancelarii notarialnej, opłata jest regulowana przez Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości w sprawie maksymalnych stawek taksy notarialnej. Zgodnie z nim, maksymalna opłata wynosi 6 zł netto (plus 23% VAT) za każdą rozpoczętą stronę wypisu. Jest to koszt za fizyczne sporządzenie i uwierzytelnienie kopii. Oznacza to, że im dłuższy jest akt, tym wyższa będzie opłata. Notariusz ma prawo do negocjacji tej stawki w dół, ale nie może jej przekroczyć.

Opłaty sądowe za co dokładnie płacisz w archiwum?

Gdy wniosek kierujemy do sądu, koszty są inne. Opłata za wniosek o wydanie dokumentu z archiwum sądowego wynosi zazwyczaj od 20 do 50 zł. Do tej kwoty mogą być doliczone dodatkowe opłaty manipulacyjne, takie jak opłata za wyszukanie dokumentu w archiwum czy koszty przesyłki, jeśli wypis ma być wysłany pocztą. Ważne jest, że w sądzie opłaty te są stałe i nie zależą od liczby stron aktu, co jest istotną różnicą w porównaniu do taksy notarialnej.

Przykładowe wyliczenia: ile zapłacisz za typową umowę sprzedaży mieszkania?

Aby to zobrazować, posłużmy się przykładem. Załóżmy, że typowa umowa sprzedaży mieszkania ma 10 stron.

• W kancelarii notarialnej: Koszt wyniesie 10 stron * 6 zł netto = 60 zł netto. Do tego doliczamy 23% VAT, co daje 73,80 zł brutto.
• W sądzie: Będzie to stała opłata za wniosek, np. 30 zł, niezależnie od liczby stron.

Jak widać, w przypadku dłuższych dokumentów, uzyskanie wypisu z sądu może okazać się tańsze, choć procedura jest zazwyczaj dłuższa i wymaga więcej formalności.

Nowoczesne rozwiązania: Czy uzyskasz akt notarialny online?

W dobie cyfryzacji naturalne jest pytanie o możliwość uzyskania aktu notarialnego online. Postęp technologiczny dotarł również do notariatu, choć z pewnymi ograniczeniami wynikającymi z konieczności zachowania tajemnicy i bezpieczeństwa dokumentów.

Elektroniczny wypis jak działa i kiedy można go otrzymać?

Tak, notariusze mogą wydawać wypisy w formie elektronicznej. Jest to plik PDF opatrzony kwalifikowanym podpisem elektronicznym notariusza, co gwarantuje jego autentyczność i moc prawną. Możliwość uzyskania elektronicznego wypisu dotyczy głównie aktów sporządzonych po 2018 roku. To właśnie wtedy wprowadzono obowiązek umieszczania elektronicznych kopii aktów w Centralnym Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN). Dzięki temu, jeśli Twój akt został sporządzony po tej dacie, możesz poprosić notariusza o wydanie wypisu w formie cyfrowej.

Rola Centralnego Repozytorium (CREWAN) w ułatwianiu dostępu

Centralne Repozytorium Elektronicznych Wypisów Aktów Notarialnych (CREWAN) to prawdziwy przełom w dostępie do dokumentów. Jego główną rolą jest ułatwienie dostępu do wypisów aktów notarialnych. Dzięki CREWAN, wypis aktu (sporządzonego po 2018 r.) możesz uzyskać u dowolnego notariusza w kraju, a nie tylko u tego, który sporządził oryginał. To ogromne udogodnienie, zwłaszcza dla osób, które zmieniły miejsce zamieszkania lub których notariusz zakończył działalność. Wystarczy udać się do najbliższej kancelarii, a notariusz będzie mógł pobrać elektroniczny wypis z repozytorium i go dla Ciebie uwierzytelnić.

Czy można przejrzeć treść aktu przez internet? Ograniczenia i tajemnica notarialna

Niestety, muszę rozwiać pewne nadzieje: nie ma publicznie dostępnej bazy online umożliwiającej swobodne przeglądanie pełnych treści aktów notarialnych. Jest to spowodowane przede wszystkim tajemnicą notarialną oraz koniecznością ochrony danych osobowych stron. Dostęp do treści aktu jest ściśle ograniczony do uprawnionych osób. Owszem, istnieją pewne rejestry prowadzone przez Krajową Radę Notarialną, takie jak Rejestr Spadkowy, gdzie można sprawdzić, czy został sporządzony akt poświadczenia dziedziczenia, ale bez wglądu w jego pełną treść. Podobnie, przez e-Urząd Skarbowy można uzyskać dostęp do danych o posiadanych aktach, ale to również nie jest pełny wgląd w dokument. Pełna treść aktu zawsze wymaga kontaktu z notariuszem lub sądem.

Najczęstsze problemy i pytania: jak uniknąć komplikacji?

Podczas mojej praktyki często spotykałem się z podobnymi pytaniami i problemami. Poniżej przedstawiam kilka najczęstszych sytuacji i podpowiadam, jak sobie z nimi radzić, aby uniknąć niepotrzebnych komplikacji.

Nie znam daty ani numeru repertorium jak zidentyfikować akt?

To bardzo częsta sytuacja. Nie martw się, jeśli nie pamiętasz dokładnej daty ani numeru repertorium. W takiej sytuacji należy podać jak najwięcej innych danych identyfikujących akt. Mogą to być: imiona i nazwiska wszystkich stron czynności, przybliżona data (np. rok, pora roku), rodzaj czynności (np. umowa sprzedaży, darowizny), adres nieruchomości, której dotyczył akt, czy nawet nazwa banku, jeśli akt był związany z kredytem. Notariusz lub pracownik archiwum sądowego, dysponując tymi informacjami, zazwyczaj jest w stanie odnaleźć dokument w swoich rejestrach. Im więcej szczegółów podasz, tym szybciej i sprawniej przebiegnie proces.

Notariusz odmawia wydania wypisu co robić w takiej sytuacji?

Notariusz może odmówić wydania wypisu aktu notarialnego jedynie w ściśle określonych przypadkach, najczęściej z powodu braku uprawnień wnioskodawcy lub braku odpowiednich dokumentów potwierdzających te uprawnienia. Jeśli spotka Cię taka odmowa, w pierwszej kolejności upewnij się, czy spełniasz wszystkie wymogi czy masz odpowiednie dokumenty tożsamości, czy jako spadkobierca przedstawiłeś postanowienie o nabyciu spadku itp. Jeśli jednak jesteś przekonany, że Twoje uprawnienia są bezsporne, a odmowa notariusza jest nieuzasadniona, możesz złożyć skargę do Rady Izby Notarialnej, której dany notariusz podlega. Izba zbada sprawę i podejmie odpowiednie kroki.

Przeczytaj również: Jak unieważnić testament notarialny? Klucz do sukcesu

Czy wypis aktu notarialnego może się przeterminować?

To kolejne często zadawane pytanie. Odpowiedź jest prosta: wypis aktu notarialnego nie "przeterminuje się" w sensie utraty ważności jako dokument. Jest to uwierzytelniona kopia, która raz wydana, zachowuje swoją moc prawną na zawsze. Oznacza to, że dokument potwierdzający daną czynność prawną (np. fakt zakupu nieruchomości w określonym dniu) jest zawsze ważny. Ewentualne zmiany w stanie prawnym (np. zmiana właściciela nieruchomości, spłata kredytu) nie wpływają na ważność samego wypisu, lecz na jego aktualność w kontekście bieżącej sytuacji prawnej. Innymi słowy, wypis zawsze będzie świadczył o tym, co zostało w nim zapisane w dniu jego sporządzenia, niezależnie od upływu czasu.