Notariusz w najmie okazjonalnym - Klucz do bezpieczeństwa umowy

W dzisiejszym dynamicznym rynku nieruchomości, umowa najmu okazjonalnego stała się standardem, oferującym wynajmującym zwiększone poczucie bezpieczeństwa. Jednak jej prawidłowe zawarcie wiąże się z koniecznością wizyty u notariusza, co dla wielu osób bywa źródłem niepewności. Ten artykuł stanowi kompleksowy przewodnik po formalnościach notarialnych, wyjaśniając kluczową rolę notariusza, wymagane dokumenty oraz koszty, aby zarówno wynajmujący, jak i najemca mogli przejść przez ten proces świadomie i bez obaw. Zrozumienie tych procedur jest kluczowe dla bezpieczeństwa prawnego i finansowego obu stron transakcji.

Dlaczego notariusz jest kluczowy przy najmie okazjonalnym, mimo że nie tworzy samej umowy?

Wielu osobom wydaje się, że umowa najmu okazjonalnego wymaga formy aktu notarialnego w całości. Nic bardziej mylnego. Sama umowa najmu okazjonalnego, w przeciwieństwie do powszechnego przekonania, nie wymaga formy aktu notarialnego – wystarczy forma pisemna. Jest to istotna informacja, która rozwiewa często pojawiające się mity. Jednakże, interwencja notariusza jest absolutnie obligatoryjna dla jednego, najważniejszego załącznika do tej umowy: oświadczenia najemcy o dobrowolnym poddaniu się egzekucji. To właśnie ten dokument musi mieć formę aktu notarialnego.

Dlaczego to oświadczenie jest tak ważne i dlaczego musi być sporządzone przez notariusza? Odpowiedź tkwi w przepisach prawa, a konkretnie w art. 777 § 1 pkt 4 Kodeksu postępowania cywilnego. Ten przepis umożliwia wynajmującemu znacznie szybszą i uproszczoną ścieżkę do odzyskania lokalu w przypadku, gdy najemca nie wywiązuje się ze swoich obowiązków, na przykład nie opuszcza lokalu po wygaśnięciu umowy. Bez tego aktu notarialnego, wynajmujący musiałby przejść przez długotrwały i kosztowny proces sądowy, aby uzyskać wyrok eksmisyjny, a następnie czekać na jego wykonanie przez komornika. Obecność tego aktu notarialnego zmienia zasady gry dla wynajmującego, oferując mu znacznie większą ochronę i uproszczoną procedurę eksmisji w porównaniu do najmu zwykłego. Notariusz, sporządzając to oświadczenie, potwierdza jego zgodność z prawem i autentyczność woli najemcy, co jest fundamentem dla późniejszej skuteczności egzekucji.

Wizyta w kancelarii krok po kroku: co musi wiedzieć najemca?

Przygotowanie do wizyty w kancelarii notarialnej jest kluczowe dla sprawnego przebiegu całej procedury. Najemca, jako strona składająca oświadczenie o poddaniu się egzekucji, powinien starannie przygotować następujące dokumenty:

• Ważny dokument tożsamości: Niezbędny jest dowód osobisty lub paszport. Notariusz musi zweryfikować tożsamość osoby składającej oświadczenie.
• Podpisany egzemplarz umowy najmu okazjonalnego: Oświadczenie o poddaniu się egzekucji jest załącznikiem do konkretnej umowy najmu okazjonalnego, dlatego notariusz musi mieć wgląd w jej treść, aby prawidłowo sporządzić akt.
• Dane osobowe niezbędne do aktu: Należy przygotować pełne imiona, nazwisko, imiona rodziców, numer PESEL, stan cywilny oraz adres zamieszkania. Te informacje są standardowo wymagane do każdego aktu notarialnego.

Ważne jest, aby najemca stawił się w kancelarii notarialnej osobiście. Jest to wymóg formalny, ponieważ akt notarialny jest sporządzany na podstawie jego oświadczenia woli. Często pojawia się pytanie, czy wynajmujący musi być obecny podczas sporządzania aktu notarialnego. Otóż, obecność wynajmującego w tym momencie nie jest wymagana. Oświadczenie o poddaniu się egzekucji jest jednostronną czynnością prawną najemcy, a wynajmujący jedynie przyjmuje to oświadczenie do wiadomości.

Ile kosztuje notariusz przy najmie okazjonalnym w 2026 roku? Analiza kosztów

Kwestia kosztów jest zawsze jednym z pierwszych pytań, jakie pojawiają się w kontekście formalności prawnych. W przypadku najmu okazjonalnego, koszty związane z wizytą u notariusza są ściśle regulowane. Taksa notarialna za sporządzenie oświadczenia o poddaniu się egzekucji nie może przekroczyć 1/10 minimalnego wynagrodzenia za pracę. Na rok 2026, biorąc pod uwagę prognozy, orientacyjna kwota tej taksy wynosić będzie około 480 zł netto. Do tej kwoty należy doliczyć 23% podatku VAT, który jest naliczany od taksy notarialnej. Ponadto, notariusz pobiera opłatę za sporządzenie wypisów aktu notarialnego, czyli uwierzytelnionych kopii dokumentu. Koszt wypisów to zazwyczaj około 6 zł netto za stronę, a ostateczna kwota zależy od długości aktu i liczby potrzebnych wypisów. Do tej kwoty również należy doliczyć 23% VAT.

Podsumowując, całkowity szacunkowy koszt brutto za czynności notarialne w 2026 roku, związany z oświadczeniem o poddaniu się egzekucji, będzie mieścił się w przedziale 630-750 zł. Jest to kwota orientacyjna i może się nieznacznie różnić w zależności od kancelarii oraz konkretnej długości aktu. W praktyce rynkowej często pojawia się pytanie, kto ponosi te koszty. Przepisy prawa nie precyzują, czy koszty te obciążają wynajmującego, najemcę, czy też są dzielone. Jest to zatem kwestia do uzgodnienia między stronami umowy najmu. Warto to ustalić i zapisać w umowie najmu okazjonalnego, aby uniknąć nieporozumień. Według danych notariusz-szyszko.pl, w większości przypadków koszty te ponosi najemca, choć zdarzają się sytuacje, gdy są one dzielone po połowie lub w całości pokrywa je wynajmujący, chcąc zachęcić do zawarcia umowy.

To nie wszystko! O jakich innych dokumentach i formalnościach musisz pamiętać?

Oprócz kluczowego oświadczenia o poddaniu się egzekucji, umowa najmu okazjonalnego wymaga dołączenia kilku innych, równie ważnych dokumentów, które zapewniają jej pełną skuteczność i zgodność z prawem. Pierwszym z nich jest wskazanie przez najemcę innego lokalu, w którym będzie mógł zamieszkać w razie konieczności opróżnienia wynajmowanego mieszkania. Jest to fundamentalny element najmu okazjonalnego, który odróżnia go od najmu tradycyjnego i ma na celu ochronę wynajmującego przed problemami z eksmisją.

Drugim niezbędnym dokumentem jest oświadczenie właściciela tego lokalu zastępczego o wyrażeniu zgody na zamieszkanie w nim najemcy. To oświadczenie potwierdza realność wskazanego miejsca do zamieszkania. Warto podkreślić, że te dwa dokumenty – wskazanie lokalu zastępczego i zgoda jego właściciela – nie wymagają formy aktu notarialnego. Mogą być sporządzone w zwykłej formie pisemnej. Niemniej jednak, wynajmujący, dla zwiększenia swojego bezpieczeństwa, może zażądać notarialnego poświadczenia podpisu właściciela lokalu zastępczego. Jest to dodatkowa, mniejsza opłata, która zapewnia pewność co do autentyczności podpisu i woli właściciela lokalu zastępczego.

Na koniec, niezwykle ważną formalnością, o której często zapominają wynajmujący, jest zgłoszenie faktu zawarcia umowy najmu okazjonalnego do właściwego urzędu skarbowego. Musi to nastąpić w terminie 14 dni od dnia rozpoczęcia najmu. Niezgłoszenie umowy w tym terminie skutkuje utratą statusu najmu okazjonalnego i wszystkich związanych z nim korzyści, co oznacza, że umowa będzie traktowana jak zwykła umowa najmu. To zgłoszenie jest kluczowe dla zachowania praw wynajmującego do uproszczonej procedury eksmisji i skorzystania z innych zabezpieczeń przewidzianych dla najmu okazjonalnego. Jak podkreśla notariusz-szyszko.pl, brak tego zgłoszenia to jeden z najczęściej popełnianych błędów, który niweczy cel zawarcia umowy najmu okazjonalnego.

Najczęstsze błędy i pytania dotyczące czynności notarialnych przy najmie okazjonalnym

Wokół czynności notarialnych przy najmie okazjonalnym narosło wiele pytań i wątpliwości. Poniżej odpowiadam na najczęściej pojawiające się z nich.

1. Co się stanie, jeśli zabraknie oświadczenia w formie aktu notarialnego?
Brak oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji, sporządzonego w formie aktu notarialnego, jest krytycznym błędem. Bez tego dokumentu umowa najmu, nawet jeśli nazwana "okazjonalną", traci swój "okazjonalny" charakter. Oznacza to, że wynajmujący traci kluczowe zabezpieczenia prawne, które miały ułatwić odzyskanie lokalu. W przypadku problemów z najemcą, wynajmujący będzie musiał przejść standardową, długotrwałą i kosztowną procedurę sądową, aby uzyskać wyrok eksmisyjny, a następnie czekać na jego wykonanie przez komornika. Cały sens najmu okazjonalnego, polegający na uproszczeniu procedury eksmisyjnej, zostaje wówczas zniweczony.

2. Czy notariusz weryfikuje treść samej umowy najmu?
Nie, notariusz nie weryfikuje treści głównej umowy najmu okazjonalnego. Jego rola w tym procesie jest ściśle określona i koncentruje się wyłącznie na sporządzeniu oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji. Notariusz dba o to, aby to oświadczenie było zgodne z przepisami prawa, jasno określało obowiązek opróżnienia lokalu i było zrozumiałe dla najemcy. Treść samej umowy najmu, jej warunki finansowe, okres trwania czy inne postanowienia, pozostają poza zakresem jego weryfikacji w kontekście sporządzania aktu notarialnego.

3. Najemca jest obcokrajowcem i nie mówi po polsku – co wtedy z wizytą u notariusza?
W sytuacji, gdy najemca jest obcokrajowcem i nie posługuje się językiem polskim w stopniu umożliwiającym zrozumienie treści aktu notarialnego, obecność tłumacza przysięgłego jest absolutnie konieczna. Tłumacz przysięgły musi być obecny podczas całej wizyty u notariusza i tłumaczyć treść aktu oraz wszelkie wyjaśnienia notariusza. Jest to wymóg prawny, który ma na celu zapewnienie, że najemca w pełni rozumie dokument, pod którym składa podpis, oraz świadomie wyraża swoją wolę. Bez obecności tłumacza przysięgłego, notariusz nie będzie mógł sporządzić aktu notarialnego.