Ile odpisów pozwu? Prosty schemat, by sąd nie zwrócił pisma

Ten artykuł wyjaśnia, ile odpisów pozwu należy złożyć w sądzie, aby prawidłowo zainicjować postępowanie i uniknąć błędów formalnych. Dowiesz się, jakie są kluczowe zasady polskiej procedury cywilnej dotyczące liczby egzemplarzy pozwu i załączników, a także jak uniknąć zwrotu dokumentów przez sąd.

Czym jest "odpis" w języku prawnym i dlaczego nie można go zignorować?

Wiele osób, które po raz pierwszy stykają się z procedurami sądowymi, zastanawia się, co dokładnie oznacza termin "odpis" w kontekście prawnym. Z mojego doświadczenia wynika, że w praktyce sądowej, zwłaszcza w sprawach cywilnych, "odpis" to najczęściej nic innego jak zwykła, czytelna kserokopia dokumentu. Nie musi to być dokument uwierzytelniony przez notariusza czy adwokata, chyba że przepisy szczególne stanowią inaczej. Kluczowe jest to, aby był on wiernym odzwierciedleniem oryginału.

Dlaczego odpisy są tak ważne? Zgodnie z art. 128 Kodeksu postępowania cywilnego (KPC), do każdego pisma procesowego, w tym pozwu, należy dołączyć jego odpisy oraz odpisy załączników dla doręczenia ich wszystkim uczestniczącym w sprawie osobom. Jest to fundamentalna zasada zapewniająca stronom prawo do obrony i zapoznania się z argumentami oraz dowodami przedstawionymi przez przeciwnika. Ignorowanie tej zasady to prosta droga do problemów formalnych.

Skutki złożenia niekompletnej dokumentacji jak uniknąć zwrotu pozwu na starcie?

Niezłożenie wymaganej liczby odpisów pozwu lub załączników jest traktowane przez sąd jako brak formalny pisma procesowego. I tu zaczynają się schody, jeśli nie jesteśmy ostrożni. Zgodnie z art. 130 KPC, jeśli pismo procesowe nie może otrzymać prawidłowego biegu wskutek niezachowania warunków formalnych, przewodniczący wzywa stronę do jego poprawienia lub uzupełnienia w terminie tygodniowym, pod rygorem zwrotu pisma.

Co to oznacza w praktyce? Otrzymamy wezwanie z sądu, które da nam 7 dni na uzupełnienie braków. Jeśli w tym czasie nie dostarczymy brakujących odpisów, sąd po prostu zwróci nasz pozew. To oznacza, że sprawa nie zostanie wszczęta, a my będziemy musieli złożyć pozew od nowa, tracąc cenny czas i potencjalnie narażając się na przedawnienie roszczenia. Warto podkreślić, że w przypadku profesjonalnych pełnomocników adwokatów czy radców prawnych sytuacja jest jeszcze bardziej rygorystyczna. Brak wymaganej liczby odpisów może skutkować natychmiastowym zwrotem pozwu, bez uprzedniego wezwania do uzupełnienia. Sąd zakłada, że profesjonalista powinien znać te zasady na wylot.

Jak bezbłędnie obliczyć wymaganą liczbę odpisów pozwu?

Obliczenie wymaganej liczby odpisów pozwu nie jest skomplikowane, ale wymaga precyzji. Jako prawnik, zawsze powtarzam moim klientom prostą zasadę, która pozwala uniknąć błędów.

Schemat obliczeniowy: Egzemplarz dla sądu + egzemplarze dla pozwanych

Kluczowa zasada, którą musimy zapamiętać, to: jeden egzemplarz pozwu przeznaczony jest dla sądu, a po jednym odpisie dla każdego pozwanego. Ten egzemplarz dla sądu to zazwyczaj oryginał pozwu, który zostaje w aktach sprawy. Pozostałe to odpisy, które sąd doręczy stronie przeciwnej.

Możemy to ująć w prosty schemat:

• 1 (oryginał dla sądu) + liczba pozwanych = łączna liczba egzemplarzy pozwu do złożenia w sądzie.

To naprawdę proste, gdy tylko zrozumiemy tę podstawową logikę.

Jeden pozwany to jeden odpis praktyczne zastosowanie reguły

Rozważmy najczęstszy scenariusz: pozywamy jedną osobę lub jedną firmę. Zgodnie z naszą zasadą:

• 1 (dla sądu) + 1 (dla pozwanego) = łącznie 2 egzemplarze pozwu.

Musimy więc przygotować oryginał pozwu dla sądu oraz jeden odpis, który zostanie doręczony pozwanemu. Proste, prawda?

Co w sytuacji, gdy pozywamy kilka osób lub firm jednocześnie?

Zdarza się, że musimy pozwać kilka podmiotów jednocześnie na przykład kilku współwłaścicieli nieruchomości, spółkę i jej zarząd, czy też kilku dłużników solidarnych. W takiej sytuacji zasada pozostaje ta sama, ale liczba odpisów oczywiście wzrasta.

Przykład:

• Jeśli pozywamy pięć osób, musimy przygotować 1 (dla sądu) + 5 (dla pozwanych) = łącznie 6 egzemplarzy pozwu.

Każdy z pozwanych musi otrzymać swój własny odpis pozwu wraz z kompletem załączników, aby mógł zapoznać się z treścią roszczenia i przygotować swoją obronę. To jest absolutna podstawa rzetelnego procesu.

Załączniki do pozwu ile kompletów dokumentów przygotować?

Samo złożenie odpowiedniej liczby odpisów pozwu to nie wszystko. Równie ważne jest prawidłowe skompletowanie załączników, które stanowią dowody w naszej sprawie. Tutaj również obowiązuje pewna kluczowa zasada.

Zasada lustrzanego odbicia: Każdy odpis pozwu z własnym kompletem załączników

Wyobraźmy sobie, że każdy odpis pozwu jest lustrzanym odbiciem oryginału. Oznacza to, że do każdego odpisu pozwu należy dołączyć komplet odpisów (kserokopii) wszystkich załączników. Jeśli do pozwu dołączamy umowę, fakturę i wezwanie do zapłaty, to każdy pozwany musi otrzymać odpis pozwu z odpisem umowy, odpisem faktury i odpisem wezwania do zapłaty.

Nie wystarczy dołączyć załączników tylko do egzemplarza dla sądu. Każdy pozwany musi otrzymać pełen zestaw dokumentów, aby miał pełny obraz sprawy i mógł się do niej ustosunkować. To jest wymóg sprawiedliwości proceduralnej.

Oryginały dla sądu, kopie dla stron jak prawidłowo skompletować dokumenty?

Warto pamiętać o rozróżnieniu: oryginały załączników (lub ich uwierzytelnione odpisy, jeśli oryginały są np. w innym postępowaniu) dołącza się do egzemplarza pozwu przeznaczonego dla sądu. To te dokumenty będą stanowić podstawę dowodową w aktach sprawy.

Natomiast dla stron przeciwnych, czyli do odpisów pozwu, wystarczają zwykłe, czytelne kserokopie tych załączników. Sąd doręczy je pozwanym, a oryginały pozostaną w aktach sądowych do wglądu. Dzięki temu unikamy niepotrzebnego rozsyłania wartościowych oryginałów, które mogłyby zaginąć.

Czy odpisy załączników muszą być poświadczone za zgodność z oryginałem?

To częste pytanie. Co do zasady, odpisy załączników dla stron nie muszą być poświadczane za zgodność z oryginałem. W zdecydowanej większości przypadków wystarczą zwykłe, czytelne kserokopie. Sąd zakłada, że oryginał jest w aktach sprawy i to on jest podstawą. Jeśli strona przeciwna zakwestionuje prawdziwość kserokopii, może żądać przedstawienia oryginału, który przecież jest w aktach sądowych.

Są jednak pewne wyjątki, gdzie przepisy szczególne mogą wymagać uwierzytelnionych odpisów nawet dla stron. Dotyczy to np. niektórych dokumentów urzędowych czy pełnomocnictw. Zawsze warto sprawdzić szczegółowe regulacje dotyczące konkretnego rodzaju sprawy, choć w typowych sprawach cywilnych zwykłe kserokopie są wystarczające.

Szczególne przypadki i wyjątki od ogólnej reguły

Choć ogólna zasada dotycząca liczby odpisów jest prosta, istnieją pewne specyficzne sytuacje i wyjątki, o których warto wiedzieć. Dzięki temu unikniemy zaskoczeń i błędów w nietypowych okolicznościach.

Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU) pozew bez papierowych odpisów

Jednym z najbardziej znaczących odstępstw od reguły składania fizycznych odpisów jest Elektroniczne Postępowanie Upominawcze (EPU), prowadzone przez Sąd Rejonowy Lublin-Zachód w Lublinie. W EPU całe postępowanie odbywa się elektronicznie. Oznacza to, że pozew wraz z załącznikami składa się wyłącznie za pośrednictwem systemu teleinformatycznego.

W tym przypadku nie składa się żadnych fizycznych odpisów pozwu ani załączników. System automatycznie generuje i doręcza pozwanemu elektroniczną wersję pozwu i wszystkich dokumentów. To znaczne ułatwienie i przyspieszenie procedury, ale jednocześnie wymaga od powoda precyzji w załączaniu dokumentów w formie cyfrowej.

Co z odpisami w przypadku składania pozwu wzajemnego?

Pozew wzajemny to specyficzny rodzaj pozwu, który pozwany składa przeciwko powodowi w toku już toczącego się postępowania. Może się wydawać, że skoro strony już się znają i są w sądzie, zasady dotyczące odpisów mogą być inne. Nic bardziej mylnego! Te same zasady dotyczące liczby odpisów stosuje się również w przypadku składania pozwu wzajemnego.

Oznacza to, że do sądu należy złożyć oryginał pozwu wzajemnego dla akt sprawy oraz jeden odpis dla powoda (który w tym przypadku jest pozwanym wzajemnym). Do każdego egzemplarza, w tym do odpisu dla powoda, należy dołączyć komplet odpisów wszystkich załączników. Procedura jest identyczna jak przy "zwykłym" pozwie.

Rola profesjonalnego pełnomocnika dlaczego adwokat nie może popełnić błędu?

Jak już wspomniałem wcześniej, od profesjonalnych pełnomocników adwokatów, radców prawnych, rzeczników patentowych wymaga się znacznie wyższego standardu staranności. Kiedy ja, jako adwokat, składam pozew, muszę mieć absolutną pewność, że wszystkie wymogi formalne są spełnione od samego początku. Niezłożenie prawidłowej liczby odpisów lub kompletnych załączników może skutkować natychmiastowym zwrotem pozwu, bez wcześniejszego wezwania do uzupełnienia braków.

Dla klienta oznacza to niepotrzebne opóźnienia, a dla pełnomocnika ryzyko odpowiedzialności zawodowej. Dlatego tak ważne jest, aby korzystając z usług prawnika, mieć pewność, że jest on skrupulatny i zna procedury na wylot. To jeden z powodów, dla których warto powierzyć prowadzenie sprawy profesjonaliście.

Najczęstsze błędy przy składaniu odpisów i jak ich unikać

Mimo że zasady wydają się proste, w mojej praktyce często spotykam się z powtarzającymi się błędami. Ich znajomość to pierwszy krok do ich uniknięcia. Przyjrzyjmy się najczęstszym potknięciom.

Błąd nr 1: Zapominanie o egzemplarzu dla sądu

To zaskakująco częsty błąd, zwłaszcza wśród osób, które samodzielnie składają pozew. Skupiają się na odpisach dla pozwanych, a zapominają o tym, że sąd również potrzebuje swojego egzemplarza pozwu zazwyczaj oryginału. Pamiętajmy: 1 (dla sądu) + liczba pozwanych. Bez tego jednego egzemplarza dla sądu, pozew będzie obarczony brakiem formalnym.

Błąd nr 2: Niewłaściwa liczba odpisów przy wielu pozwanym

Kiedy pozwanych jest więcej niż jeden, łatwo o pomyłkę w liczeniu. Zamiast pięciu odpisów dla pięciu pozwanych, ktoś składa tylko jeden. To prowadzi do konieczności uzupełniania braków i opóźnia sprawę. Zawsze warto zastosować prosty schemat, który podałem wcześniej: 1 (dla sądu) + liczba pozwanych. W ten sposób każdy pozwany otrzyma swój odpis, a my unikniemy problemów.

Błąd nr 3: Brak kompletnych załączników przy każdym odpisie

Innym powszechnym błędem jest dołączanie kompletnych załączników tylko do oryginału pozwu dla sądu, a do odpisów dla pozwanych już nie. To również jest brak formalny. Pamiętajmy, że każdy odpis pozwu musi być kompletny i zawierać odpisy wszystkich załączników. Pozwany ma prawo otrzymać pełen zestaw dokumentów, na podstawie których go pozywamy.

Przeczytaj również: Odpis dokumentu: Co to jest i kiedy ma moc oryginału?

Jak przygotować dokumenty krok po kroku, by mieć pewność ich poprawności?

Aby mieć pewność, że wszystko jest w porządku, polecam następującą listę kontrolną:

1. Przygotuj oryginał pozwu: Upewnij się, że jest podpisany i zawiera wszystkie wymagane elementy.
2. Zrób kserokopie pozwu: Wykonaj tyle kserokopii, ilu jest pozwanych. Jeśli jest jeden pozwany, potrzebujesz jednej kserokopii. Jeśli pięciu, pięciu kserokopii.
3. Skompletuj oryginały załączników: Zbierz wszystkie oryginalne dokumenty, które chcesz dołączyć jako dowody (lub ich uwierzytelnione odpisy).
4. Zrób kserokopie załączników: Dla każdego z odpisów pozwu wykonaj pełen komplet kserokopii wszystkich załączników. Jeśli masz 3 załączniki i 2 pozwanych, potrzebujesz 2 komplety kserokopii (czyli 6 pojedynczych kserokopii).
5. Zestaw dokumenty:
   • Dla sądu: Oryginał pozwu + oryginały załączników.
   • Dla każdego pozwanego: Odpis pozwu (kserokopia) + komplet odpisów załączników (kserokopie).
6. Sprawdź ostateczną liczbę: Upewnij się, że masz 1 egzemplarz dla sądu + po 1 egzemplarzu dla każdego pozwanego, a do każdego z nich dołączony jest pełen zestaw załączników.
7. Złóż w sądzie: Dostarcz wszystkie dokumenty do odpowiedniego sądu.

Stosując się do tych prostych zasad i kroków, znacznie zwiększasz swoje szanse na to, że Twój pozew otrzyma prawidłowy bieg i unikniesz niepotrzebnych opóźnień.